Tools

Business Process Reengineering (BPR): Tutorial, Model and software | Sebuah Review

Business Process Reengineering (BPR): Tutorial, Model and software yang ditulis dalam artikel ini merupakan Sebuah Review terhadap jurnal ilmiah. Penulis membandingkan 3 jurnal ilmiah tentang business process reengineering. Berikut ulasannya.

Abstrak
Artikel pertama yang ditulis oleh Grover, Varun dan Manoj, K Maholtra (1996) memberikan peninjauan tentang Business Process Reengineering (BPR) dengan batasan konsep, evolusi, metode, teknologi dan aplikasi BPR dalam bentuk tutorial (panduan). Artikel kedua (Wu, Ing-Long, 2001) berisi tentang pembuatan model untuk menerapkan BPR dilihat dari sudut pandang strategic. Artikel ketiga (Bradley et al, 1995) menjelaskan BPR dari aspek piranti lunak yang digunakan. Artikel ketiga berisi tentang metodologi untuk membandingkan dan memilih piranti lunak BPR.

Makalah ini berusaha menyampaikan pandangan penulis terhadap artikel yang dikritisi dan mencoba untuk mengaplikasikannya dalam ke dunia nyata

Pendahuluan

Ketika saya membaca artikel yang berjudul Business Process Reengineering : A tutorial on the concept, evolution, method, technology and application (Grover, Varun dan Manoj  K Maholtra, 1996) saya berharap mendapatkan pelajaran tentang panduan yang berisi tentang konsep, perkembangan, metode, teknologi dan  penerapan BPR di dalam suatu perusahaan secara lebih lengkap dan mendetail. BPR yang disampaikan dalam melalui artikel adalah adanya kesenjangan di antara praktisi dan akademisi mengenai BPR. Penulis artikel berusaha menjembatani kesenjangan tersebut dengan menuliskan tutorial yang bersumber dari praktisi dan akademisi.

Ketika membaca artikel kedua berjudul “Amodel for implementing BPR based on strategic perspective: an empirical study” (Wu, Ing-Long, 2001), saya berharap mendapatkan suatu model yang paling sesuai jika BPR diterapkan dalam suatu perusahaan, cara mendapatkan model tersebut dan pengujian model tersebut dalam dunia nyata. Artikel tersebut menjelaskan alasan kegagalan penerapan BPR dan pendekatan untuk mengatasi kegagalan tersebut. Pendekatan yang diusulkan adalah melalui sudut pandang strategis dengan tahapan mengidentifikasi tujuan perusahaan, menetapkan alur strategis BPR dan penerapan BPR.

Ketika membaca artikel ketiga berjudul “Business Process Reengineering (BPR)-A study of software tools curentrly available” (Bradley et al, 1995) saya berharap akan mendapatkan informasi tentang tinjuan terhadap piranti lunak BPR dari segi kelebihan dan kekurangannya. Artikel tersebut mencoba membandingkan empat piranti lunak yang beredar di pasaran, yaitu DecModel, ProcessWise, Business Design Facility dan Enterprise Modeling System (EMS-First Step). Metodologi yang digunakan untuk membandingkan piranti lunak tersebut diharapkan akan membantu praktisi untuk memilih piranti lunak yang sesuai dengan kebutuhan praktisi pengguna.

Makalah 1: Business Process Reengineering : A tutorial on the concept, evolution, method, technology and application

Artikel pertama berjudul Business Process Reengineering : A tutorial on the concept, evolution, method, technology and application  (Grover, Varun dan Manoj, K Maholtra, 1996). Makalah tersebut menyampaikan konsep BPR dengan bentuk contoh perbandingan antara sebelum dan sesudah penerapan BPR pada perusahaan Ford dan Detroid Edison yang merupakan suatu uforia, pengertian BPR dari sisi praktisi dan bedanya dengan konsep yang sudah ada seperti TQM dan Kaizen, logika reengineering, tahapan pelaksanaan BPR, teknologi yang mendukung BPR, kenyataan yang ditemui saat penerapan BPR dalam suatu enterprise, dan perkembangan BPR di masa depan.

Konsep yang dijelaskan dalam makalah ini disampaikan melalui penerapan konsep BPR di perusahaan Ford, Xerox dan Detroit Edison yang mampu meningkatkan kinerja perusahaan (melakukan perbaikan) secara signifikan. Penulis mempertanyakan apakah BPR merupakan obat yang sangat mujarab untuk mengobati penyakit pada perusahaan atau hanya langkah terakhir yang dapat ditempuh oleh perusahaan. Para konsultan mengemas ulang konsep lama untuk selanjutnya dijual kepada perusahaan dengan harga yang tidak murah. Di lain sisi, akademisi ada yang pro dan kontra dengan BPR.

Perkembangan atau evolusi BPR adalah melalui fase (1) penerapan program-program yang ditawarkan oleh konsultan kepada perusahaan di pertengahan tahun 1980an termasuk di dalamnya penerapan Teknologi Informasi (TI), (2)  focus pada perbaikan proses dengan menggunakan standard an alat statistik termasuk di dalamnya adalah TQM dan Kaizen, (3) menekan biaya perusahaan karena resesi ekonomi di awal tahun 1990an termasuk di dalamnya peningkatan fleksibilitas dan kepekaan perusahaan, (4) paradox produktivitas dengan anggapan bahwa investasi teknologi akan meningkatkan produktivitas (5) legitimasi tentang reengineering dengan buku “Reengineering  the Corporation” dan buku “Process Innovation”, (6) efek Bandwagon dimana perusahaan (Cigna, MBL, Xerox, IBM) mengadopsi reengineering.

Istilah BPR sering digunakan dengan istilah perbaikan proses, transformasi bisnis, inovasi proses dan merancang–ulang proses bisnis. Elemen inti reengineering adalah (1) perubahan signifikan, (2) unit analisisnya adalah proses bisnis, (3) perbaikan kinerja yang dramatis, (4) teknologi informasi adalah critical enabler untuk perubahan. Reengineering sedikit berbeda dengan TQM walaupun fokusnya adalah sama yaitu proses bisnis. Inisiasi TQM adalah bottom-up dan BPR adalah top-down.

Penulis menyampaikan bahwa BPR memberikan paradigm baru dari struktur vertical dalam perusahaan ke arah struktur horizontal. Dalam mengaplikasikan BPR untuk meningkatkan kualitas pelayanan terhadap pelanggan maka (1) focus aktivitas adalah pelanggan atau proses yang berkaitan dengan pelanggan dengan (2) memberdayakan karyawan (empowering) sehingga menekan proses vertical dengan demikian mengurangi tenggat persetujuan, waktu tunggu, dan perbaikan layanan dan (3) interaksi antar tim bersifat cross functional. Proses tersebut diilustrasikan pada gambar 1 berikut

Gambar 1. Diagram alir suatu proses  dalam perusahaan
Tahapan pelaksanaan BPR (metodologi) adalah (1) persiapan: pembentukan tim, (2) proses berpikir: membuat model proses bisnis berbasis pelanggan (3) kreasi: mengidentifikasi kondisi sekarang (as It is), dan usulan perbaikan (4) desain teknis; dokumentasi, (5) desain sosial (sosialisasi dan penempatan personel) dan (6) implementasi: realisasi dari desain teknis dan desain sosial.

Penulis menyebutkan bahwa reengineering akan berbeda penerapanya untuk perusahaan yang berbeda. Ada dua enabler set yang mempermudah pelaksanaan BPR yaitu IT enabler (misalnya workflow software dan CAD/CAM system) dan Organizational enabler dengan cara reengineering cross-functional proses. Kedua  hal tersebut harus dilengkapi dengan sistem sumberdaya manusia yang kompeten.

Berkaitan dengan pelaksanaan BPR, ada tujuh mitos yang berkaitan dengan BPR yaitu (1) BPR adalah pendekatan secara radikal yang dilaksakan hanya sekali, (2) BPR melibatkan terobosan dalam perolehan pendapatan, (3) BPR dapat dilaksanakan terutama dengan Teknologi Informasi, (4) BPR berfokus pada cross-functional (5) BPR meningkatkan kemampuan individu dan tim (6) BPR dapat menggunakan seperangkat metoda standar yang diajukan konsultan (7) BPR harus dilaksanakan secara top-down. Ketujuh mitos tersebut merupakan tantangan yang harus dihadapi perusahaan ketika melaksanakan BPR.

Penulis menyampaikan pendapatnya tentang BPR di masa mendatang bahwa BPR akan mengalami evolusi  dan penerapan BPR pada suatu perusahaan akan memberikan efek yang tidak sama jika BPR tersebut diterapkan di perusahaan lain. BPR bersifat spesifik untuk setiap perusahaan.

Saya berpendapat bahwa artikel tentang BPR ini sangat informative dan mendidik baik bagi akademisi dan praktisi. Saya merekomendasikan artikel ini untuk para akademisi dan praktisi yang mendalami dan menerapkan BPR.

Makalah 2: A model for implementing BPR based on strategic perspective: an empirical study


Aplikasi BPR di beberapa perusahaan menunjukkan keberhasilan yang gemilang namun nilai kegagalan aplikasi BPR juga cukup tinggi hingga mencapai angka 70%. Kegagalan tersebut disinyalir karena adanya ketidakselarasan pada suatu proyek. BPR lebih tepat dilaksanakan pada tataran strategis daripada tataran operasional atau taktis sehingga pendekatan top-down lebih sering dilakukan. Ada dua tahapan utama yang dilakukan yaitu (1a) analisa proses substantive (kandidat) oleh top-level (1b) IT enabler dan (2) penerapan fisik BPR pada proses kandidat.

Penulis melakukan studi empiris di lapangan dengan menggunakan metode survey. Kerangka pemikiran yang digunakan penulis diperlihatkan pada Gambar 2.

Gambar 2. Kerangka pemikiran

Tahapan pertama yang dilakukan penulis adalah mengidentifikasi strategi perusahaan menggunakan matriks target strategi  yang diadaptasi dari Wiseman dan Macmillan (Gambar 3)

Gambar 3. matriks target strategi  yang diadaptasi dari Wiseman dan Macmillan

Tahapan kedua adalah memilih alur strategi untuk BPR melalui aplikasi teknologi informasi. Tahap kedua dilakukan dengan cara identifikasi derajat kolaborasi dan derajat yang diperlihatkan pada Gambar 4.

Gambar 4. Kerangka penggabungan dengan aplikasi teknologi informasi

Tahap ketiga adalah penerapan BPR dengan menggunakan kerangka composite. Kerangka komposit yang di adaptasi dari Ketinger digunakan untuk penerapan BPR diperlihatkan pada Gambar 5.

Gambar 5. kerangka komposit diadaptasi dari Ketinger

Kuesioner yang digunakan ada lima macam yaitu (1) informasi dasar (2) strategi perusahaan (3)alur strategi (4) karakteristik proyek dan (5) metodologi reengineering. Kuesioner 1,2,3 dan 5 menggunakan skala nominal dan kuesionar 4 menggunakan skala Likert 5 titik. Serangkaian pengujian terhadap data yang diperoleh dilakukan seperti pengukuran reliabilitas dan validitas.

Saya berpendapat bahwa artikel ini sangat berguna untuk para peneliti BPR karena memberikan gambaran yang cukup lengkap tentang metodologi pelaksanaan penelitian dan analisa sehingga mampu menghasilkan kebijakan perusahaan pada level strategic sehingga akan didapatkan hasil perbaikan yang signifikan.

Makalah 3: Business Process Reengineering (BPR)-A study of software tools curentrly available


BPR dikenal sebagai pendekatan untuk mendapatkan perbaikan yang dramatis/signifikan. Pendekatan yang telah ada sebelumnya dianggap belum mampu meningkatkan perbaikan secara dramatis. Piranti lunak BPR membuat penggunanya mampu membuat model yang telah ada (as it is), menyusun model perbaikannya (to be), membuat simulasinya dan melakukan analisa atas hasil simulasi.

Penulis menyampaikan usulan metodologi untuk membandingkan piranti lunak BPR. Keuntungan menggunakan metodologi tersebut adalah dapat digunakan untuk membandingkan piranti lunak apapun oleh siapapun dalam bidang apapun dan dapat diarahkan untuk mengakomodasi isu yang prospektif dari sisi pengguna. Tujuh kategori yang digunakan untuk indetifikasi dengan metodologi ini adalah (1) kemampuan alat, (2) alat piranti lunak dan piranti keras, (3) alat dokumentasi, (4) fitur pengguna, (5) kemampuan modeling, (6) kemampuan simulasi dan (7) kemampuan analisis. Hasil analisis terhadap piranti lunak dengan tujuh kategori diperlihatkan pada tabel tabel berikut.

Tabel 2. Alat dokumentasi

Tabel 3. Fitur Pengguna

Tabel 4. Kemampuan Modelling


Tabel 5. Kemampuan simulasi dan Kemampuan Analisis


Penulis artikel tersebut menyarankan untuk memasukkan unsure sistem penunjang keputusan (SPK) yang terintegrasi dengan piranti lunak BPR sehingga SPK akan bertindak sebagai ahli saat pelaksanaan re-engineering.

Saya berpendapat bahwa artikel ini sangat bagus dalam memberikan panduan atau cara membandingkan piranti lunak BPR sehingga dapat memilih piranti lunak yang sesuai dengan tujuan penggunanya. Saya merekomendasikan artikel ini untuk dibaca para praktisi BPR.

Incorporation

Saya percaya bahwa BPR merupakan sebuah pendekatan yang bertujuan untuk memperbaiki perusahaan secara signifikan. Namun demikian penerapan BPR antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya akan berlainan meskipun metode yang digunakan sama. Saya berharap dapat menerapkan BPR di tempat saya bekerja sekarang dimana perusahaan masih cenderung menerapkan kebijakan yang sifatnya konvesional seperti mengutamakan kekeluargaan dan belum berbasiskan nilai pekerja sepenuhnya.

Untuk tahap awal, penggambaran kondisi sekarang dan saran perbaikan yang akan diambil akan lebih efisien jika dilakukan penelitian pendahuluan baik menggunakan kuesioner. Piranti lunak BPR akan sangat berperan saat kondisi sekarang diketahui dan arah perusahaan jelas.

Ringkasan

Artikel pertama yang ditulis oleh Grover, Varun dan Manoj, K Maholtra (1996) memberikan peninjauan tentang Business Process Reengineering (BPR) dengan batasan konsep, evolusi, metode, teknologi dan aplikasi BPR dalam bentuk tutorial (panduan). Sebagian orang mengenal istilah BPR meskipun konsep BPR sudah berkembang sejak awal tahun 1990an. Pengenalan BPR perlu dilakukan untuk mendapatkan perbaikan yang dramatis di masa mendatang bagi suatu perusahaan.

Artikel kedua (Wu, Ing-Long, 2001) berisi tentang pembuatan model untuk menerapkan BPR dilihat dari sudut pandang strategic. Para atasan (top-level) hendaknya menginiasi BPR dalam perusahaannya sehingga para bawahan dapat mengadaptasinya.

Artikel ketiga (Bradley et al, 1995) menjelaskan BPR dari aspek piranti lunak yang digunakan. Piranti lunak merupakan kemajuan teknologi informasi yang memudahkan dan mempercepat proses iterasi.

Referensi

  1. Bradley, P, J. Browne S. Jackson, dan H. Jagdev. 1995. Business Process Reengineering (BPR)-A study of software tools currently available. Computers in Industry 25 (1995) 309-330
  2. Grover, Varun dan Manoj  K Maholtra. 1996. Business Process Reengineering : A tutorial on the concept, evolution, method, technology and application. Journal of Operation Management 15 (1997) 193-213.
  3. Wu, Ing-Long. 2001. A model for implementing BPR based on strategic perspective: an empirical study. Information and Management 39 (2002) 313-324

Tambahkan Komentar Sembunyikan